海外駐在・海外出張で役に立つ情報共有・会議システム【BCPにも】

海外駐在

こんにちは、うずらんです。

海外駐在や海外出張で面倒なのが、日本との情報共有です。国外拠点だけでなく、普段から国内支社と本社本店間、ましてや同一拠点の他部署などとの連携についても頭を悩ます事があるのではないでしょうか?今回はそんな面倒を海外駐在員視点でどう乗り越えて来たかを記事にします。また、この記事は今、日本で推進されているリモートワーク、在宅勤務、さらにはBCPにも応用できるのではないかと考えています。

最後までご覧頂ければ嬉しいです。


本社と海外拠点との情報共有ツール

私の勤める会社では、上期下期のそれぞれの開始月、4月と10月に全社での会議が行われています。その開催に合わせて日本に一時帰国をし、その会議以外にも関係部署などとの打合せを行っていました。一時帰国という限られた時間での貴重な会議となりますので、それまでに社内調整など、日本と各海外拠点での事前打合せをすませ、日本での会議は結論を出すだけにしておく必要があります。

メールや電話など国内でも使っている普段のツールでもそれなりに調整は可能ですが、やはり関係者を交えた複数での会議が必要になります。

そんな時に使っている会議ツールですが、

Google ハングアウト - パソコンまたはモバイルでハングアウトをはじめよう
Google ハングアウトで個人やグループと交流しましょう。モバイルまたはパソコンから今すぐビデオ通話や音声通話を開始できます。

Hangoutですこのオンライン会議は、

・テキストチャット ・音声チャット ・ビデオチャット(電話会議) ・画面共有(自分の表示画面を他の参加者に見せられる) ・グーグルカレンダーとの連携

などなど、一通りのテレビ会議機能を搭載しています。更に、Googleのサービスの1つですので、アンドロイド端末であれば標準で専用アプリが搭載されており、PCなど他の端末との会議でもスマホ1つでシームレスに対応可能で、強力なビジネスツールになります。

私の場合は、会社のシステムとして

サービス | G Suite
G Suite では、Gmail のビジネス用メール、Google ドキュメントの文書処理、Google ドライブのクラウド ストレージ、Google カレンダーの共有可能なカレンダー、Hangouts Meet のビデオ会議など、さまざまな機能をご活用いただけます。

を入れていますので、どの社員とのやり取りでもスムーズに対応可能です。

また、社外との会議についても、相手がGoogleアカウントを持っていれば、URLを送るだけで会議に招待できるのも便利な機能です。

また、個人間の連絡はLINE、WhatsAppを活用しています。普段から使い慣れたツールですので、違和感なく使えます。いまだに日本国内では、これらツールをビジネスの場で使うのはどうか…という雰囲気もあるかと思いますが、海外ではビジネスにおいても一般的なツールになっています。

話しは少しそれますが、海外においては、仕事とプライベートの境界が曖昧な事が多いと感じます。マレーシアで仕事をするまでは、海外は仕事とプライベートが完全に分かれており、プライベートの時間は仕事を全くしないもの、例えば会社の人から来た連絡に対応しないと思っていましたが、全くの逆でした。定時過ぎには自宅に帰る社員が多いですが、仕事が輻輳していれば帰ってから自宅で仕事をしています。休日でも仕事のWhatsAppメッセージをやり取りしますし、メールのやり取りもあります。勿論、あまりお互いにプライベートの時間を潰さないよう、ソフトな感じのやり取りにはなりますが、この文化にはかなり驚かされました。

 


ネット環境があればいつでも、どこでも仕事が可能

先に記しましたように、ツールさえあれば、海外拠点であっても特に支障なくコミュニケーションを取ることが可能です。ひと昔前の国際電話時代とは違い、インターネットにつながる環境、言ってしまえばスマホ1台有れば仕事ができてしまう時代になっています。

しかしながら、それを阻害する要因もある事は事実です。例えばPCを社外に持ち出すことで起こりうる盗難、紛失などによる情報流出です。また、社内ネットワークに外部のインターネットから接続することによる、ウイルス感染のリスクなどなど。情報管理の面を考えると躊躇する面もあるのは事実です。だた、これらの問題はすでに各種のソリューションでリスク軽減ができます。

私は、これら情報管理の面ではなく、人に起因する障壁の方が高いのではないかと考えています。今では考えられない事ですが、私が就職活動をしていたひと昔前はYahooメールなどのフリーメールを使う事はタブーとされていました。なぜかプロバイダーメールが必須の時代でした。この時も、情報流出云々という事でフリーメールが使えないというロジックでした。会社の上層部が使った事が無いツールは”正体不明”なものとして排除されてしまうのです。これは今の時代にも言える事ではないでしょうか? どんなにHangoutなどのツールが便利で会社に有益なものでも、”正体不明”なツールを使う事でのリスクを上層部が理解できない状況では、会社全体として使う事ができないのです。


リモートワーク・在宅勤務での活用

というように、インターネット接続環境下でHangoutやWhatsappなどのコミュニケーションツールを使う事により、海外拠点でも問題無く意思疎通ができるようになっています。

リモートワーク・在宅勤務に活用しない手はありません。また活用する事で今回のコロナウイルス騒動でも懸念されているBCP対策も可能となります。これらツールを使いこなす事で会社として継続できるのであれば、これ以上の会社の利益はありません。

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